SumUp je přenosné platební zařízení a služba, která umožňuje malým a středním podnikům přijímat platby kartou snadno a bez složitého vybavení. Dativery v rámci projektu Bankovní výpisy umožňuje automatické a průběžné stahování výpisů z terminálu SumUp přímo do vaší instalace Money S3 - tedy bez nutnosti ručního stahování a nahrávání souborů. Automatické stahování plateb přináší spolehlivost, úsporu času i aktuální přehled o pohybech na účtu. Díky pravidelnému načítání výpisů každou hodinu máte informace o úhradách k dispozici téměř okamžitě.
Zároveň odpadá nutnost ručního přenosu výpisů - pokud byste této činnosti věnovali každý pracovní den pouhých 10 minut, jedná se o více než čtyři hodiny měsíčně, které můžete využít efektivněji. V následujícím textu jsou tyto kroky podrobně vysvětleny.
Vytvoření a nastavení fiktivního bankovního účtu pro SumUp v Money S3
V účetním systému Money S3 je potřeba mít vytvořený fiktivní bankovní účet pro platební terminál SumUp. Nový bankovní účet založíte v hlavním menu Money → Možnosti a nastavení → Bankovní účty a pokladny. Do pole Zkratka zadejte jedinečnou zkratku účtu. Další důležité pole je Cizí měna. Pokud je bankovní účet veden v měně, ve které vedete celé účetnictví, zanechte pole prázdné.
Pro správné vytváření bankovních dokladů v Money S3 je potřeba mít založené číselné řady pro příchozí i odchozí platby. Číselné řady nastavíte v hlavní menu Money → Možnosti a nastavení → Číselné řady. Volba Číselné řady slouží k nastavení automatického číslování dokladů.
Propojení Money S3 s Dativery a nastavení přenosu
Aby bylo možné propojit Money S3 s Dativery, je nejprve potřeba mít aktivovaný modul S3 API. V dalším kroku přidáte scénář přenosu a během něj poskytnete bezpečným způsobem Dativery přístup k datům o vašich účtech (využívá se OAuth 2.0). Nejlépe v nové záložce či v novém okně prohlížeče si otevřete scénář Přenos plateb z SumUp do Money S3 a aplikujte jej. Po použití scénáře se zobrazí informace, že je potřeba poskytnout Dativery přístup k vašim datům v SumUp. Poté budete automaticky přesměrováni na přihlašovací stránku SumUp. Následně budete přesměrováni zpět na platformu Dativery. Případně zvolte šablonu definice XML přenosu, která má v Money S3 nastavené párování bankovních dokladů.
Dativery se připojuje k platebnímu terminálu SumUp pravidelně každou hodinu po celý den. Navíc máte možnost kdykoliv ručně spustit okamžité stažení výpisu a jeho zpracování. Po získání výpisu se automaticky provádí import pohybů na účtu do účetnictví Money S3.
Automatizace a nastavení procesu zpracování plateb
Doporučení: Pro pohodlné a automatické zpracování nových požadavků (například vytváření bankovních dokladů) doporučujeme aktivovat nástroj S3 Automatic. Pokud S3 Automatic aktivní není, je potřeba otevřít v Money S3 frontu importu a jednotlivé pohyby zpracovat ručně. Podrobný postup najdete v oficiálním návodu Money S3 v kapitole „Nastavení API v Money S3“, bod 4.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit automatické párování úhrad bezprostředně po každém importu plateb do Money S3. Z dostupných možností zvolte šablonu definice XML importu, kterou si předem vytvoříte přímo v účetním programu. V rámci této šablony definice importu je nutné upravit konfiguraci zpracování tak, aby nové záznamy byly v režimu zpracování „Přidat a párovat“.
Podrobnosti naleznete v článku Hromadné párování úhrad v Money S3, konkrétně v sekci Párování úhrad při XML importu. Pokud jste pro začátek přenosu plateb zvolili datum v hluboké minulosti, bude úvodní stažení historických plateb postupné a bude nějakou dobu trvat. Při každém připojení žádáme obvykle nanejvýš o 7 dní, takže jeden měsíc nazpět přeneseme v automatickém režimu za 4-5 hodin.
Klíčové poznámky k provozu a napojení terminálů
Upozornění: U plateb realizovaných na terminálech je potřeba variabilní symbol zadat. V opačném případě nemá Money S3 data pro párování. Pro automatizované napojení platebního terminálu vyberte v nastavení Platební terminál. Pro aktivaci napojení aktivujte jezdec, který najdete na pravé straně obrazovky (1). Následně se vám nabídka platebního terminálu aktivuje, uvidíte červené podsvícení řádku. Ve zdrojovém nastavení budete mít na výběr (3) lokální či dle střediska. V případě zdrojového nastavení dle střediska se bere nastavení platebního terminálu z nastavení střediska. Díky tomu můžete na každé středisko používat jiné nastavení platebního terminálu. Z nabídky můžete vybrat SumUp, ComGate | NEXGO, Global Payments (Česká spořitelna), KB Smart Pay (Komerční banka) nebo Dotypay (5).
Věděli jste? Do aplikace Pokladna KASAmax se zpravidla zadávají údaje platebního terminálu přes Nastavení - Platební terminál. Zbylá komunikace je vedena v rámci místní sítě, kdy pokladní aplikace posílá informaci do routeru, router předá informaci do platebního terminálu a po provedení platby jde komunikace zase zpět. Důležité je tedy možnost zkontrolovat nastavení sítě, zda je přístupný port, přes který komunikuje platební terminál. Pro napojení je důležité vyplnit uživatelské jméno (7) a heslo (8). Dále doporučujme vyplnit pole pojmenování platby (9) např. jméno Vaší firmy. Tato informace bude spojena s provedenými platbami. Jako poslední zde máte možnost ptát se na spropitné (10).
Komunikace s platebním terminálem probíhá přes Bluetooth, takže se ujistěte, že máte na svém zařízení Bluetooth zapnuté. V rámci nastavení platebního terminálu Dotypay musíte vyplnit pole IP adresa terminálu (18) a Port terminálu (19), identifikátor terminálu (20) a možnost nastavit, jestli se ptát na spropitné (21). Port terminálu nabývá zpravidla hodnoty 7500. V rámci nastavení platebního terminálu Teya zvolte zdrojové nastavení lokální (22). Konfiguraci Teya je možné provést pouze lokálně. Před zahájením nové konfigurace budete vyzíváni k potvrzení (25).
Praktické aspekty používání SumUp v praxi
V dalším textu se uvádí konkrétní možnosti: Terminal4 299 Kč*5 201,79 Kč vč. DPHDoprava zdarma. 30denní záruka vrácení peněz. Naše výkonné zařízení do kapsy, které zvládá platby a objednávky, se zabudovanou tiskárnou potvrzení o platbě, intuitivní dotykovou obrazovkou a základními funkcemi POS - bez paušálu či měsíčního minima. Vydrží leccos včetně pádu a nemusíte jej párovat s chytrým telefonem či tabletem. Žádný paušál - platíte jenom za transakce. Užívejte si flexibilní platby: koupíte si zařízení, a pak už budete platit jen drobný procentní poplatek za každou transakci.
SumUp nabízí varianty Air a SumUp 3G, které vyžadují různou míru zapojení telefonu či SIM karty a přinášejí odlišné náklady a výhody. Napojení na účetnictví Money S3 umožňuje nejen samotné zpracování plateb, ale i sledování tržeb a správy zásob. Pro účely reportingu a účetnictví lze využít import pohybů a párování plateb při XML importu, jak bylo uvedeno výše.
Podpora a tipy pro jistý chod napojení
Pokud nastanou problémy s připojením, můžete terminál restartovat. Platební terminál SumUp Air nikdy nerestartujte během dobíjení. Mohlo by dojít k jeho poškození. Transakce můžete provádět i během nabíjení. Po úplném nabití zvládne terminál provést cca. úroveň nabití baterie se zobrazuje na displeji platebního terminálu a indikují ji také modré LED kontrolky v jeho spodní části.
Poznámka: Pasáže o konkrétních modelech terminálů SumUp a jejich technických limitech jsou uvedeny pro orientaci a odkazují na aktuální nabídku výrobce.